CLAVES PARA SELECCIONAR UN SOFTWARE CONTABLE

Foto: Internet. Inteligencia artificial para informes detallados y anticiparse a necesidades de la empresa.

La Inteligencia Artificial tiene un papel más importante en la automatización de cuentas por pagar y la gestión de gastos. Esto se puede ver en la extracción de información de recibos y facturas, la detección de fraudes y duplicados, y el enrutamiento automático de las facturas a la siguiente etapa de procesamiento, lo que elimina los procesos manuales de ingreso de datos.

Una plataforma para gestionar sus finanzas:  

1.- Facturación inteligente. Junto al soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben crear perfiles recurrentes para pedidos regulares, y programar envíos automáticos cada vez que se realizan pedidos. También pueden configurar recordatorios automáticos basados en las fechas de vencimiento o de pago de las facturas, así como realizar seguimiento de las que están pendientes por pagar, para enviar recordatorios a los clientes. 

2.- Cumplimiento a las normas locales. Una buena herramienta tiene que cumplir con las normas fiscales mexicanas, y facilitar la presentación de impuestos, en especial cuando existen diversas tasas impositivas. También brinda una mejor comprensión de los impuestos mediante informes de resumen, que ayudan a mantener el orden y estar listo para el momento de realizar los pagos. 

3.- Analítica integrada. Los informes contables permiten que los empresarios comprendan las tendencias financieras, y analicen los patrones de crecimiento de las empresas. Las soluciones más avanzadas y reconocidas en el mundo ya utilizan Inteligencia Artificial para consolidar datos, ingresar fórmulas y generar informes detallados automáticos, que ayuden a tomar decisiones de negocio rápidamente. Junto a los tres estados financieros cruciales que una organización debe conocer (estado de flujo de efectivo, el estado de pérdidas y ganancias y el balance general), ahora compilan información sobre otros aspectos, como ventas, compras, impuestos, inventario y proyectos. 

4.- Pagos en línea. Una solución contable moderna integra varias pasarelas digitales, que ofrezcan a los clientes formas rápidas y seguras de pagar en línea, a través de varios métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito o transferencias bancarias. Así mismo, con clientes en todo el mundo, estas aplicaciones están preparadas para administrar todo tipo de divisas, pero realizar la contabilidad en pesos. Esto elimina discrepancias y cálculos adicionales en transacciones extranjeras.

5.- Conciliaciones bancarias. Al conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad, las empresas obtienen sus estados automáticamente, pueden personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y hacer coincidir automáticamente las transacciones. Con esta función simplificada, el negocio está listo para la auditoría durante todo el año.

6.- Gestión de inventarios. Este es un requisito indispensable para garantizar disponibilidad de los productos, y brindar un mejor servicio al cliente. Con esta función, la empresa tiene la posibilidad de rastrear la ubicación de sus artículos, así como contabilizar y generar informes. El software contable ayuda con el registro de códigos de existencias (SKU), agregando imágenes de artículos, creando paquetes y rastreando el movimiento de artículos por número de serie o lote. Cuando recibe un pedido, puede usar la solución para registrarlo, convertirlo en una factura tras la aprobación de pago y asociarle los impuestos correspondientes, por ejemplo.

7.- Aprovecha las ventajas de ‘la nube’. Al estar basados en la nube, los nuevos sistemas contables siempre están actualizados con las normas contables más recientes, y los datos cuentan con respaldo permanente en centros que cumplen altos estándares de privacidad y seguridad. Esto además representa ahorros, al pagarla mensuales y solo por la cantidad de usuarios que requiere.  Para completar, los empresarios ahora pueden revisar y gestionar las finanzas de la empresa desde sus teléfonos inteligentes, mediante aplicaciones móviles, comenta Prashant Ganti, de Zoho Books.