LA FIRMA ELECTRÓNICA CADA VEZ MÁS RELEVANTE PARA LAS EMPRESAS

Foto: Internet. Firmar contratos de manera electrónica, ventaja para negocios en todos los segmentos.

En pleno siglo XXI, la firma electrónica es capaz de simplificar los procesos tradicionales en los negocios, ya que sirve para formalizar un documento y garantizar su total integridad, asegurando que no ha sido modificado y es confiable. 

Ocho ventajas: 

1. Reducción de costos: Una oficina que reduce o elimina la producción de papel, disminuye las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóneres, archivos y espacio en el piso, lo que hace una gran diferencia en el resultado final, la firma electrónica es una fuente de ahorro para las empresas. 

2. Organización: La gestión de documentos es más eficiente. Todos los documentos son almacenados en la nube, pudiendo buscarlos en cualquier momento y desde cualquier medio permitido por el dispositivo de seguridad; no existe pérdida de tiempo ni dinero y, a la vez, se tiene un respaldo. 

3. Interoperabilidad: La firma electrónica permita la interconexión con los sistemas internos de la organización para la administración de los documentos firmados, como CRMs (Customer Relationship Management), ERPs (Enterprise Resource Planning), CLMs (Contrat Lifecycle Management), o cualquier otro sistema o plataforma que la organización requiera operar en conjunto con la plataforma de firma electrónica a utilizar. 

4. Movilidad: Acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar con el soporte de cualquier tipo de dispositivo como una computadora, tableta o laptop, y se puede reenviar a conveniencia de la empresa. 

5. Seguridad: A diferencia de los documentos en papel, aquellos que poseen firma electrónica no pueden ser alterados o editados. Cuando se firma un acuerdo con DocuSign, se aplica un mecanismo conocido como “hash”. Un hash es similar a una huella digital, que es única. Si hay algún cambio en el documento después de que se haya firmado, el hash se romperá y podrás saber si se ha modificado un documento. 

6. Aumento de productividad de la empresa: Es posible acelerar los procesos y tareas para producir mayor cantidad de dividendos y proporcionar mayores resultados al negocio.

7. Mejorar la experiencia del usuario: Se mejora significativamente el servicio al cliente por parte de las empresas para vender sus productos y servicios, y acelerar los trámites con sus clientes.

8. Eliminación del papel: Es una respuesta para reducir el consumo innecesario de papel y proteger al medio ambiente.